Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Szkic do uzupełnienia przez usługodawcę (wzór wewnętrzny SIT/RODO/01). Zawierana elektronicznie przez zaznaczenie zgody przy rejestracji; data, adres e-mail i IP są zapisywane jako dowód zawarcia.

1. Strony

Administrator danych: klient (podmiot zakładający konto). Podmiot przetwarzający: Special IT Grzegorz Pozarowski („usługodawca”).

2. Przedmiot i czas

Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu administratora wyłącznie w celu świadczenia usługi agenta AI, przez czas trwania umowy o usługę i do 30 dni po jej zakończeniu (okres na eksport i usunięcie).

3. Zakres danych

Dane kontrahentów, klientów i pracowników administratora, w zakresie, w jakim administrator udostępni je agentowi (dostęp do sklepu, poczty, baz danych, plików): dane identyfikacyjne, kontaktowe, dane zamówień i rozliczeń, treść korespondencji.

4. Obowiązki usługodawcy

• przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora (polecenia wydawane w panelu);
• przechowuje dane każdego klienta w odrębnym, odizolowanym środowisku na serwerze w Unii Europejskiej;
• stosuje szyfrowanie transmisji (TLS) i szyfrowane kopie zapasowe, kontrolę dostępu i rejestr działań agenta;
• zapewnia, że osoby upoważnione zobowiązały się do zachowania poufności;
• zgłasza administratorowi naruszenia ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż 48 godzin od wykrycia;
• po zakończeniu usługi usuwa dane lub zwraca je na żądanie administratora.

5. Podprzetwarzający

Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie z podprzetwarzających: dostawca serwera (hosting w UE), dostawca modelu językowego (Anthropic, na podstawie subskrypcji klienta, zgodnie z jego warunkami), operator płatności i dostawca poczty e-mail. Lista jest dostępna na żądanie; o zmianach usługodawca informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem.

6. Prawa administratora

Administrator ma prawo do informacji o sposobie przetwarzania i do audytu (w uzgodnionym terminie, nie częściej niż raz w roku). Usługodawca wspiera administratora w realizacji praw osób, których dane dotyczą, w zakresie dostępnych środków technicznych.

7. Odpowiedzialność

Każda ze stron odpowiada za szkody wynikłe z własnych naruszeń niniejszej umowy i przepisów o ochronie danych, zgodnie z art. 82 RODO.